1. 個人情報保護方針

改定日　平成28年11月25日

基本方針

北海道共通サービス株式会社は、倉庫業務、運送業務及びその付帯業務を行うに当り、個人情報保護の重要性を認識し、お客様からお預かりした個人情報を正しく安全にお取り扱いするとともに適切な管理に努めることが、継続的な事業活動の基本であり、且つ重要な社会的責務であると考えております。
つきましては、全ての役員及び従業員が本方針に基づいて策定した諸規則を遵守し、個人情報の保護のため、次により適正な取り扱いに努めてまいります。
尚、詳細は、「個人情報の取扱いについて」をご覧ください。

1. 適正な収集

皆様の個人情報は、ご本人に利用目的をお知らせするとともに、適正な手段により収集いたします。

2. 個人情報の利用

皆様の個人情報は、利用目的の範囲内で業務の遂行上必要な限りにおいて利用いたします。また、目的外利用を行わないための適切な管理処置を講じます。
利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する必要が生じた場合は、その旨を予めご連絡し同意を頂いた上で利用いたします。

3. 個人情報の提供

予め皆さんから同意をいただいている場合や法令等に基づく場合を除き、個人情報を第三者に対して提供いたしません。ただし、個人情報を扱う業務を他に委託する場合があります。この場合、委託先に対する個人情報保護の契約を締結し、適正な取扱いが行われるよう管理・監督いたします。

4. 安全管理処置

お預かりした個人情報は、必要な安全管理処置を講じ、漏洩、滅失又は毀損等を防止するとともに是正に努めてまいります。
また、個人情報保護管理者を任命し個人情報の適正な管理を実施するとともに、役員及び従業員に対し、個人情報の保護及び適正な管理方法についての研修を実施し、日常業務における個人情報の適正な取り扱いを徹底いたします。

5. 法令等の遵守

個人情報に関して適用される法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守するとともに、本方針並びに社内規定を整備し、適切な運用が実施されるよう管理します。

6. 継続的改善

事業内容の変化及び事業を取り巻く社会環境・法令･情報技術の変化等に対応して、個人情報保護マネジメントシステムの見直しを行い、計画的な改善に努めてまいります。

7. 苦情やご相談並びに開示等への対応

個人情報に関する苦情やご相談、並びに利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等に関するご質問・お問合せにつきましては、誠実かつ迅速な対応を行うよう努めてまいります。
なお、これらのお問合せやご相談、並びに開示等につきましては、次の問合せ窓口までご連絡ください。

1. 個人情報に対し、開示・訂正・中止を求められたときは、合理的な期間、妥当な範囲内でこれに速やかに応じます。
2. 安全対策の実施については、不正アクセス、紛失、改ざん、漏えいなどの問題が起きないように適切に取り扱います。

〔個人情報に関する問合せ先〕

北海道共通サービス株式会社 総務担当
電話番号：011-866-8288　FAX番号：011-866-8821
Eメール：service@kyotsu.co.jp

制定：平成25年12月10日
改定：平成28年11月25日
北海道共通サービス株式会社
代表取締役 社長　永 原　敏 雅

個人情報の取扱いについて

皆様の個人情報を、個人情報保護方針に基づき、次のとおり取り扱います。

1. 個人情報の利用目的について

個人情報は、以下の目的に利用させていただきます。

1. お客様の個人情報
   1. お客様企業から受託を受けた個人情報
      ・各種受託物の保管・発送、納品、廃棄手配
   2. 上記に共通する企画提案から、見積、発注、請求等の業務
2. お取引先様の個人情報
   ・お取引様からの提案、見積、発注、これらに係る連絡
3. 従業員の個人情報
   ・従業員の雇用管理（給与、税務管理、健康管理、年金、保険管理及び連絡等）
4. 採用応募者に関する個人情報
   ・採用情報等の提供・連絡及び採用業務
5. 上記に共通するお問合せ、ご相談、クレーム等への対応に係る業務

2. 個人情報の第三者提供

当社は、以下の何れかに該当する場合を除き、個人情報を第三者へ提供することはいたしません。

1. ご本人の同意がある場合
2. 法令に基づく場合
3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
4. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき
5. 国の機関又は地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

3. 個人情報の委託

業務の一部を外部に委託する場合は、お客様の個人情報を適切に保護できる体制を整備していることを条件に委託先を厳選し、機密保持契約を締結し、適切な管理・監督のもとで委託を行います。

4. 個人情報の安全管理のために講じた措置について

当社は、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。また、 実際に個人情報を取り扱うにあたり、主に以下の安全管理措置を講じております。

1. 個人情報保護方針の策定
2. 個人情報の取扱いに関する規程や手順書等の整備
3. 組織的安全管理措置
   ・個人情報保護管理者の設置をはじめとする、個人情報保護のための体制の整備
   ・個人情報の取扱い状況の点検及び監査体制の整備と実施
   ・緊急事態発生時の報告及び対応体制の整備
   
4. 人的安全管理措置
   ・従業者に対して入社時および定期的な教育の実施
   ・従業者との個人情報の非開示契約等の締結
5. 物理的安全管理措置
   ・個人情報を取り扱うエリアへの入退室管理の実施
   ・機器や媒体に対する盗難防止対策の実施
   ・個人情報の持ち運び時の漏洩対策の実施
6. 技術的安全管理措置
   ・個人情報へのアクセス制御の実施
   ・ウイルス対策ソフト等の導入
   ・OS セキュリティパッチの自動適用
   ・アクセスログの監視

5. 個人情報提供の任意性

お客様ご自身の個人情報を提供されるか否かはご自身の判断によりますが、ご提供頂けない場合には、上記、利用目的のサービスが提供できない場合がありますので予めご了承ください。

6. 開示、訂正等の手続きについて

当社は、保有する個人情報の開示、利用目的の通知、保有する個人情報の訂正、追加又は削除、利用停止等及び第三者提供の停止（以下｢開示｣という）の請求を、ご本人より受付いたします。
開示等のご請求の具体的な手続きにつきましては、下記の窓口までお問合せください。
なお、当該請求のうち、開示の請求及び利用目的の通知のご請求につきましては、１件の請求ごとに、1,000円（税込）の手数料をいただきます。1,000円の郵便定額小為替を提出書類にご同封ください。郵便定額小為替のご購入のための料金及び当社への郵送料はお客様にてご負担ください。なお、手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、開示、利用目的の通知のご請求がなかったものとして対応させていただきます。また、その他実費を要した場合は、別途、請求させていただきます。
依頼票につきましては、下記のリンクよりダウンロード願います。

※本人又は代理人であることの確認方法
本人の確認にあたっては、利用目的を伝え本人より同意を得た上で運転免許証や保険証などの本人が確認できる情報の提示を受け、当社の管理情報と一致することを確認する。代理人の場合は、利用目的を伝え同意を得た上で本人及び代理人について、運転免許証や保険証、その他の本人及び代理人を確認できる情報の提供を受けるとともに、本人からの委任である場合は、“代理を示す委任状”を確認する。
なお、開示等の求めをできる代理人は、以下の代理人とする。
・未成年者又は成年後見人の法定代理人
・開示等をすることにつき本人が委任した代理人

〔個人情報に関する問合せ先〕

北海道共通サービス株式会社 総務担当
電話番号：011-866-8288　FAX番号：011-866-8821
Eメール：service@kyotsu.co.jp　住所：〒003-0029　札幌市白石区平和通12丁目北5番1号
ダウンロードはこちら

6. 個人情報保護管理者の設置と安全管理

　次の者を個人情報保護管理者として任命し、皆様の個人情報を適切かつ安全に管理し、漏洩、滅失、毀損等を防止し保護いたします。

個人情報保護管理者：北海道共通サービス株式会社
センター長：菅原 章
連絡先：電話番号 011-866-8288　FAX：011-866-8821

7. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情解決の申出先

認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人　日本情報経済社会推進協会
〔苦情解決の申出先〕
プライバシーマーク推進本部　個人情報保護苦情相談室
〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル内
TEL：03-5860-7565　0120-700-779
※当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません

プライバシーマーク取得

プライバシーマークを取得いたしました。